Datenverarbeitung der FWTM

Hinweise zur Datenverarbeitung

Für die Zwecke der Kommunikation, des Austauschs von Informationen und Dienstleistungen, zur Abwicklung von Vertragsangelegenheiten sowie zu anderen Zwecken, die mit einer neuen oder bestehenden Geschäftsbeziehung einhergehen, sind personenbezogene Daten erforderlich.

Verantwortliche Stelle

Verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung ist die Freiburg Wirtschaft Touristik und Messe GmbH & Co. KG (nachfolgend FWTM)
Diese wird vertreten durch die Geschäftsführung: Katharina Schirmbeck und Jens Mohrmann

Die verantwortliche Stelle und ihre Vertreter sind erreichbar unter:
Neuer Messplatz 3
Telefon: 0761 / 3881 -01
E-Mail: info@fwtm.de
Internet: www.fwtm.freiburg.de

Datenschutzbeauftragter

Die FWTM hat als externen Datenschutzbeauftragten bestellt:

Rechtsanwalt Marc E. Evers
DataSEKure Rechtsanwaltsgesellschaft mbH
Weilerstraße 9
79252 Stegen
Tel.: +49 761 2057430
E-Mail: datenschutz@datasekure.de

Zwecke der Verarbeitung personenbezogener Daten sowie Kategorien, Rechtsgrundlagen und Speicherdauer der Daten zu den nachfolgenden Verarbeitungsvorgängen

1. Verarbeitung bei Ausstellern auf Messen

Wir, FWTM, erheben bei der Veranstaltungsanmeldung Ihre Daten, um Sie als Besucher, Fachbesucher oder Aussteller identifizieren zu können, um Sie angemessen zu betreuen, zur Korrespondenz mit Ihnen, zur Vertragserfüllung, Rechnungsstellung und zur Abwicklung von evtl. vorliegenden Haftungsansprüchen sowie der Geltendmachung etwaiger Ansprüche gegen Sie.
Hierzu erheben wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, Steuernummern etc.) sowie Personendaten (Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) von Geschäftsführern, Marketing- und Vertriebsleitern, Organisationsverantwortlichen, Sachbearbeitern.

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung der Veranstaltung und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen erforderlich.
Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

2. Verarbeitung bei Besuchern auf Messen

Wir erheben bei der Veranstaltungsanmeldung Ihre Personendaten (Anrede, Name, ggf. E-Mail-Adresse), um Sie als Besucher, Fachbesucher oder Aussteller identifizieren zu können. Wir verarbeiten hierfür diejenigen personenbezogenen Daten, die Sie uns hierbei zur Verfügung stellen. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung der Veranstaltung und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen erforderlich.

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bis zum Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht gespeichert und danach gelöscht, es sei denn, dass wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (aus HGB, StGB oder AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind oder Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.

3. Verarbeitung zur Vertragserfüllung mit Dienstleistern und sonstigen Geschäftspartnern

Die Verarbeitung Ihrer für die Vertragserfüllung erforderlichen personenbezogenen Daten erfolgt zur Anbahnung, Durchführung und Abwicklung des entsprechenden Nutzungsvertrages. Hierzu erheben wir folgende Kategorien personenbezogener Daten: Unternehmensdaten (Firmenname, Adresse, Steuernummern etc.) sowie Personendaten (Anrede, Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer) von Geschäftsführern, Marketing- und Vertriebsleitern, Organisationsverantwortlichen, Sachbearbeitern.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf Ihre Anfrage hin und ist nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung der Veranstaltung und für die beidseitige Erfüllung von Verpflichtungen erforderlich.

4. Datenverwendung bei Anmeldung zu E-Mail-Newslettern

Wenn Sie sich zu unseren Newslettern anmelden, verwenden wir die hierfür erforderlichen oder gesondert von Ihnen mitgeteilten Daten, um Ihnen regelmäßig unsere E-Mail-Newsletter zuzusenden.

Die Rechtsgrundlage hierfür stellt die von Ihnen erteilte Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO dar. Die Abmeldung von Newslettern ist jederzeit möglich und kann entweder durch eine Nachricht an die oben beschriebene Kontaktmöglichkeit oder über einen dafür vorgesehenen Link im Newsletter erfolgen.

Nach Abmeldung löschen wir Ihre E-Mail-Adresse, soweit Sie nicht ausdrücklich in eine weitere Nutzung Ihrer Daten eingewilligt haben oder wir uns eine darüber hinaus gehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist und über die wir Sie in dieser Erklärung informieren.

5. Datenverwendung für E-Mail-Werbung ohne Newsletter-Anmeldung und Ihr Widerspruchsrecht

Wenn wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten und Sie dem nicht widersprochen haben, behalten wir uns vor, Ihnen regelmäßig Angebote zu ähnlichen Produkten, wie den bereits gekauften, aus unserem Sortiment per E-Mail zuzusenden. Sie können dieser Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse jederzeit durch eine Nachricht an die oben beschriebene Kontaktmöglichkeit oder über einen dafür vorgesehenen Link in der Werbe-Mail widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen. Dies dient der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer werblichen Ansprache unserer Kunden gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Nach Ihrem Widerspruch löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir uns nicht eine darüber hinaus gehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist.

6. Datenverwendung für Postwerbung und Ihr Widerspruchsrecht

Wir behalten uns vor, Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre Postanschrift und - soweit wir diese zusätzlichen Angaben im Rahmen der Vertragsbeziehung von Ihnen erhalten haben - Ihren Titel, akademischen Grad und Ihre Berufs-, Branchen- oder Geschäftsbezeichnung, in Datenbanken oder zusammengefassten Listen zu speichern und für eigene Werbezwecke zu nutzen, z.B. zur Zusendung von interessanten Angeboten und Informationen zu unseren Produkten per Briefpost.

Sie können der Speicherung und Verwendung Ihrer Daten zu diesen Zwecken jederzeit durch eine Nachricht an die oben beschriebene Kontaktmöglichkeit widersprechen. Dies dient der Wahrung unserer im Rahmen einer Interessensabwägung überwiegenden berechtigten Interessen an einer werblichen Ansprache unserer Kunden gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Nach Ihrem Widerspruch löschen wir Ihre personenbezogenen Daten, soweit wir uns nicht eine darüber hinaus gehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist.

7. Verarbeitung bei Videoüberwachung

Das Messegelände der FWTM sowie der Aussenbereich des Konzerthauses wird videoüberwacht. Dies erfolgt zur Wahrnehmung des Hausrechts, zur Vermeidung von Straftaten sowie zur Beweissicherung bei Straftaten. Die
Rechtsgrundlage für die Videoüberwachung stellt Art.6 Abs.1 lit. f DSGVO dar, wobei sich die berechtigten Interessen aus den oben genannten Zwecken ergeben. Videomitschnitte werden nach 72 Stunden gelöscht, es sei denn, eine längere Speicherung ist für die Wahrnehmung vorgenannter berechtigter Interessen erforderlich. In letzterem Fall erfolgt eine Löschung erst nach Wegfall des Verarbeitungszwecks.

8. Verarbeitung bei Bildaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen

Wir verarbeiten Bildaufnahmen und ggf. weitere personenbezogene Daten im Rahmen von Veranstaltungen, z.B. Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift. Dies umfasst die Veröffentlichung, Nutzung und Verarbeitung zu Dokumentationszwecken, zu Werbe- und Marketingzwecken sowie für Zwecke der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.

Rechtsgrundlage für Erstellung und Nutzung von Bildaufnahmen im Rahmen von Veranstaltungen sind berechtigte Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f, 85 DSGVO in Verbindung mit §§ 22, 23 KUG, wobei wir Ihre Persönlichkeitsrechte bei der erforderlichen Interessenabwägung angemessen berücksichtigen. Sofern Sie herausgehoben auf einem veranstaltungsbezogenen Bild erkennbar sind, wird vor einer Veröffentlichung für vorgenannte Zwecke Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO eingeholt.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, die Verarbeitung Ihrer Fotos wird dann eingestellt, sofern wir uns nicht eine darüber hinaus gehende Datenverwendung vorbehalten, die gesetzlich erlaubt ist.

Bildaufnahmen können auch von den Teilnehmern der Veranstaltung in deren eigener Verantwortung erstellt werden. Wir bitten die Teilnehmer um gegenseitige Rücksichtnahme auf ihre Persönlichkeitsrechte.

9. Verarbeitung in der Tourist Information

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten in der Tourist Information bzw. an der Tourist Information erfolgt zur Bearbeitung Ihrer entsprechenden Anfrage. Es werden nur Daten verarbeitet, die zu den genannten Zwecken für die angemessene Bearbeitung der Anfrage erforderlich sind. Die Rechtsgrundlage hierfür stellt Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO dar.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Eine Weitergabe von einzelnen personenbezogenen Daten erfolgt an unsere eingesetzten Auftragsverarbeiter (z.B. IT-Dienstleister; Aktenvernichter).

Im Übrigen erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten nur im Wege der gesetzlich vorgeschriebenen Weitergabe.

Wir geben persönliche Daten des Kunden nur an Dritte weiter, wenn:
der Kunde eine ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt hat (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DS-GVO),
dies für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit dem Kunden erforderlich ist (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DS-GVO)
für die Weitergabe eine rechtliche Verpflichtung besteht (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DS-GVO),
die Verarbeitung erforderlich ist, um lebenswichtige Interessen eines Mitarbeiters des Kunden oder einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. d) DS-GVO),
oder die Weitergabe zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder deren eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe der Daten des Kunden besteht. Unser berechtigtes Interesse ist die Aufrechterhaltung der Leistungsfähigkeit und Wirtschaftlichkeit unseres Unternehmens (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DS-GVO).

Datenübermittlung in ein Drittland

Wir haben keine Absichten, die personenbezogenen Daten unserer Kunden an ein Drittland oder eine internationale Organisation zu übermitteln.

Sicherheit der Verarbeitung

Die Datensicherheit wird dadurch gewährleistet, dass im Unternehmen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt werden, unter anderem durch interne Regelungen und im Fall einer Auftragsdatenverarbeitung durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen mit dem externen Dienstleister.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die gespeicherten personenbezogenen Daten des Kunden werden für die Dauer der Bearbeitung der allgemeinen Kontaktanfrage bzw. der jeweiligen inhaltlichen Anfrage oder zur Abwicklung der mit dem Kunden geschlossenen Verträge bzw. zur Durchführung er jeweiligen Veranstaltung gespeichert. Die Daten werden nur so lange aufbewahrt, wie dies zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich ist.
Sofern die Bearbeitung oder die Vertragsbeziehung beendet ist bzw. der Kunde von seinen untenstehenden genannten Rechten Gebrauch macht, werden die Daten des Kunden gemäß der Rechteausübung behandelt und ggf. gelöscht, soweit nicht gesetzliche Vorschriften vorliegen.

Der Kunde hat folgende Betroffenenrechte:

gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO die einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortgeführt werden darf;
gemäß Art. 15 DS-GVO Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 16 DS-GVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DS-GVO die Löschung der bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
gemäß Art. 18 DS-GVO die Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten zu unter den dort genannten Voraussetzungen zu verlangen
gemäß Art. 20 DS-GVO unter den dort genannten Voraussetzungen personenbezogenen Daten, die uns bereitgestellt sind, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen und
gemäß Art. 77 DS-GVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz Baden-Württemberg, Königstraße 10 a, 70173 Stuttgart, Telefon: 0711 615 54 10.

Widerspruchsrecht:

Soweit wir die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf die Interessenabwägung stützen, kann der Kunde Widerspruch gemäß Art. 21 DS-GVO gegen die Verarbeitung einlegen. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir die personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Falle eines begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen bzw. anpassen oder dem Kunden die zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen und nachweisen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.
Hinweis auf das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 Abs. 1 und 4 DS-GVO
Es erfolgt weder eine automatisierte Entscheidungsfindung, noch Profiling. Für den Fall, dass solche Verfahren eingesetzt werden, wird der Kunde gesondert informiert.
Keine Verpflichtung zur Bereitstellung von Daten.
Kunden sind nicht gesetzlich verpflichtet, uns personenbezogene Daten zur Verfügung zu stellen.
Werden jedoch die Daten, die für den Abschluss und die Abwicklung des Vertrags erforderlich sind und die Daten, die aus gesetzlichen Gründen erhoben werden müssen, nicht zur Verfügung gestellt, wird der Vertragsabschluss in der Regel nicht möglich sein.